YAY! Digital entwickelt das digitale Frühstücks-Check-In für die prizeotel Hotelgruppe

Wenn man in einem Hotelzimmer der prizeotel Gruppe seinen Koffer abstellt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass man lächelt. Denn ehrlich, hier erlebt man das Gegenteil von Einheitsbrei und Tristesse. Das betrifft das frische Design-Konzept, aber auch die Abläufe im Hotel. Und es betrifft auf jeden Fall auch die technische Ausstattung der Zimmer. Du schaust dich um und bist sofort überzeugt: Hier hat jemand das Weiterdenken ernst genommen und geht der Zeit lieber voraus, als auf der Stelle stehenzubleiben.

Digitalisierung ist hier gelebte Wirklichkeit, nicht pflichtschuldige Phrase. Sie gehört schon seit der Gründung der Hotelmarke zur zentralen Unternehmensstrategie. Jeder Prozess wird sorgfältig analysiert, kritisch hinterfragt — und bei Bedarf automatisiert.

Und wie digitalisiert man Frühstück?

Da müssen wir präzisieren, denn die Tasse Kaffee bleibt selbstverständlich heiß und analog. Die Anfrage an uns lautete folgendermaßen: Setzt für alle Hotelstandorte eine coole Lösung für den Frühstücks-Check-In der Gäste um. Und zwar so, dass die bisher genutzten Listen mit Namen zum Abhaken endgültig ins Museum abwandern können. Was übrigens schon deshalb empfehlenswert ist, weil ausgedruckte Listen nicht gerade die besten Freunde des Datenschutzes sind.

Zwei Hürden waren zusätzlich zu nehmen: Erstens sollte die Lösung auf Tablets und Smartphones verwendbar sein, zweitens mussten die Gästedaten zur Frühstücksanmeldung aus dem Property-Management-System (PMS, Gästeverwaltung) kommen.

Konzeption und Umsetzung — sauber und schnell

Bevor wir auch nur über eine Zeile Code nachdenken, steht bei uns etwas anderes an erster Stelle: die saubere Konzeption der benötigten Funktionalität. Und die leitet man am besten direkt aus der Praxis ab, weshalb wir uns umgehend mit den Mitarbeitern des Hannover prizeotel getroffen haben, um ihnen über die Schulter zu schauen. Wir konnten also live erleben, wie sie die Listen handhabten, und erfuhren, was sie an diesen nervt.

Ein wirklich aufschlussreicher Besuch mit zwei Learnings: Die Lösung schrie nach einer Web-Applikation, nicht nach einer nativen App. Der Grund dafür: Im Arbeitsalltag werden die Geräte schnell getauscht. Außerdem war jetzt klar, welche Infos die Mitarbeiter auf einen Blick brauchen, um das Frühstücks-Check-In effizient über die Bühne zu kriegen.

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Bahn frei also für unser UX-Team. Schon nach einer Woche standen ein erstes Design und ein Click-Dummy. Ab damit zur Präsentation — und zur positiven Überraschung: Bis auf kleinere Anpassungswünsche hatten wir aus Sicht von prizeotel voll ins Schwarze getroffen! Ein schöner Rückenwind, um die technische Umsetzung anzugehen.

Basis für unsere Web-Applikation war das Laravel PHP-Framework. Ziel: eine Multi-Mandanten-Applikation, die im Browser funktioniert und jedem Hotelstandort seine eigene Liste mit Frühstücksgästen anzeigt.

Durch die Nutzung des hausinternen Authentifizierungsverfahrens konnten wir erreichen, dass die Applikation ohne Anmeldung von jedem Mitarbeiter genutzt werden kann. So steht sie innerhalb weniger Klicks vollständig zur Verfügung.

Um an die Daten der Gäste des jeweiligen Tages zu gelangen, griffen wir auf eine Schnittstelle des PMS zurück. Diese Daten wurden dann von uns eingelesen und in der Applikation angezeigt. So konnten wir realisieren, dass auch ein nachträglich gebuchtes Frühstück in Echtzeit in den Listen angezeigt wird.

Bewährungsprobe: nur wenige Minuten!

Nach knapp 8 Wochen Projektlaufzeit erblickte unsere Lösung endlich das Licht der Welt. Und es war uns eine Ehre, auch noch gleich den ersten Gast beizusteuern, der für sein Frühstück in einem prizeotel per App eincheckt: Unser Geschäftsführer Sven ließ sich diese Chance nicht entgehen und buchte eine Übernachtung inklusive Frühstück.

Wieder mal beeindruckend finden wir, wie sich eine Digitalisierung schon innerhalb von Minuten bewähren kann. Definitiv ist unsere App ein guter Beitrag für den Weg von prizeotel zum papierlosen und vernetzten Hotel der Zukunft.

Fazit: weitermachen!

Ihr volles Potenzial hat diese App noch gar nicht erreicht. Deshalb planen wir bereits jetzt eine noch tiefere Integration in das PMS, sodass Gäste in Zukunft nur noch ihre Zimmerkarte an ein Terminal halten müssen, um sich für das Frühstück anzumelden oder dieses sogar nachträglich zu buchen.

Natürlich wird die App zukünftig Hotelmitarbeiter auf den Geburtstag eines Hotelgastes aufmerksam machen, um ihm direkt zu gratulieren und ihn mit einem extra Lächeln zu überraschen.

Dazu ist eine Anbindung an das interne Business-Intelligence-System (BI) schon in Vorbereitung, damit die Frühstücksauslastung live und historisch vom Management und dem Team eingesehen werden kann.

In einem Punkt sind wir uns eben mit prizeotel voll und ganz einig: Es macht Spaß und Sinn, weiterzudenken und weiterzumachen!

Das Projekt auf einen Blick

Unsere Aufgaben

• Strukturierte Erfassung der benötigten Funktionalität
• Wireframe, Design und Click-Dummy
• Technische Umsetzung inkl. Anbindung an das PMS

Technologien und Systeme

• HTML, CSS, SASS
• Laravel
• Sihot (PMS)

Umsetzungszeit

• ca. 1,5 Monate

Die Erfolge

• Besonders schnelle Umsetzung
• Perfekte Integration in die bestehende System-Infrastruktur
• Sofortige Akzeptanz der App bei den Mitarbeitern

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